La mise en place d’un système de gestion de recouvrement efficace est importante pour tenir les comptes d’une société. Dans le but de vous aider à entrer en possession des dettes au bon moment, les outils CRM de recouvrement proposent des solutions innovantes et dynamiques.
Quels sont les avantages d’un CRM de recouvrement ?
Internalisez le recouvrement de vos créances
Le CRM (Customer Relationship Management) de recouvrement est un outil destiné à améliorer les relations avec la clientèle concernant le remboursement des créances. C’est un ensemble de systèmes qui permet de traiter efficacement les données. En ayant recours à cet outil, vous pourrez mettre en place une stratégie efficace de gestion des relations avec les collaborateurs et clients qui vous font confiance au quotidien.
L’un des avantages principaux de l’utilisation du CRM est la possibilité d’internaliser désormais le recouvrement de vos créances. La plupart du temps, les sociétés font appel à des services externes pour reprendre leurs dus. Même s’il s’agit d’une solution intéressante, cette action génère des coûts supplémentaires et n’intervient pas toujours au bon moment. Les sociétés y ont souvent recours en dernière position, ce qui peut parfois causer des retards de paiement ou des procès devant les instances judiciaires.
À l’inverse de cette proposition, le CRM de recouvrement offre des solutions adéquates et sur mesure à son utilisateur. Il vous permet d’en savoir plus sur la gestion du recouvrement de façon rigoureuse sans offenser la clientèle. Grâce aux technologies avancées de l’IA intégrée, l’outil a accès à toutes les informations relatives à la gestion du poste client pour faciliter les analyses.
Il étudie les fréquences de paiement des clients, les dates limites indiquées et les comptes de la société. On peut suivre les créances en temps réel pour s’assurer d’un remboursement certain à la fin. Les diverses données synthétisées par l’outil servent à identifier les priorités de l’entreprise et l’état des finances afin de prendre de bonnes décisions.
De même, les tâches telles que le rappel des dates d’échéances de paiement qui nécessitent une action humaine peuvent être désormais automatisées. Le but est d’optimiser toutes les opérations qui peuvent aboutir au remboursement immédiat des dettes.
Soyez plus proches de vos clients et simplifiez la gestion des litiges
Le logiciel CRM de recouvrement enregistre chaque action importante des utilisateurs. Qu’il s’agisse d’un prospect qui visite votre site internet ou un client qui a une fois eu recours à vos services, l’outil vous permet de centraliser toutes les informations relatives à cette personne. Ces données sont des atouts majeurs essentiels pour pérenniser les relations d’affaires sur le long terme.
À partir de ce qui est recueilli, le responsable commercial peut organiser de nouvelles stratégies plus bénéfiques avec les clients. Cela passe par la création d’un service personnalisé selon les profils, la mise à jour du message de bienvenue, l’intégration de nouveaux services…
Par ailleurs, le CRM de recouvrement permet également de faire une bonne gestion du poste client. Chaque facture générée est systématiquement connectée à l’outil d’encaissement pour évaluer les créances en cours et enregistrer automatiquement la dette. On peut aussi surveiller efficacement les clients qui ont un fort taux de crédit, évaluer le chiffre d’affaires et déterminer rapidement leur impact sur la survie de l’entreprise. Cette stratégie de contrôle est importante pour mettre en place de nouveaux moyens de recouvrement efficaces afin d’éviter les dérives.
D’un autre côté, l’utilisation du CRM de recouvrement participe à l’amélioration de la gestion des litiges d’une entreprise. Vu que toutes les actions sont enregistrées dans la base de données, il est plus facile au personnel de satisfaire les clients qui rencontrent des difficultés. En quelques clics, on peut accéder à toutes les actions du client ou collaborateur sur le réseau.
Les produits achetés, la date d’achat, le montant, l’agent en charge de la caisse et toutes les autres informations utiles sont visibles pour clarifier les zones d’ombre. Cela facilite la gestion des réclamations et permet surtout de mieux situer les responsabilités. Les clients satisfaits sont ainsi fidélisés et peuvent facilement recommander l’entreprise autour d’eux.
Centralisation de toutes les données de l’entreprise
L’objectif de l’utilisation du CRM est d’aboutir à une réduction du DSO et d’améliorer l’expérience utilisateur. Pour cela, 100 % des actions sont basées sur l’efficacité de la collecte des données. L’outil a un accès permanent aux chiffres de l’entreprise ainsi qu’aux données générées par les logiciels comptables et de facturation. Associé à tous ces systèmes de gestion, il arrive à collecter le maximum d’informations nécessaires pour faire les reportings qui s’affichent sur le tableau de bord.
La base de données créée par le CRM peut être consultée par tout le personnel autorisé à y accéder à partir de n’importe quel ordinateur. Elle contient l’historique des transactions effectuées, les informations nécessaires pour contacter les clients pour les relances et même, les adresses personnelles.
D’un autre point de vue, l’outil CRM offre les armes adaptées aux responsables pour contrer les risques des faillites. L’analyse permanente des comptes permet d’évaluer l’état réel de la trésorerie. Le comptable peut savoir si la société est en mesure de supporter d’autres créances et sur quel délai les recouvrements doivent être faits pour maintenir le flux d’activités.
Vous pouvez aussi suivre l’avancée des travaux de l’équipe en charge du recouvrement. Chaque somme reçue est enregistrée dans la base de données pour faire la mise à jour du compte de ce client. La plateforme propose une bonne variété de méthode de paiement pour faciliter les recouvrements. Si possible, vous pouvez même intégrer une solution externe spécifique pour multiplier les possibilités d’encaissement.
En ce qui concerne la gestion des relations avec la clientèle, le CRM est pourvu d’un portail client accessible 24 h/24 et 7 j/7. Les clients peuvent consulter leurs factures, vérifier les messages et faire un paiement à tout moment sans besoin d’aide. Pour l’amélioration des stratégies marketing, le CRM recense également les informations importantes sur les circuits de vente.
On peut déduire les produits les plus vendus, surveiller les différentes étapes de prospection et connaître les commerciaux qui ont plus de clients. Cela favorise l’optimisation des techniques commerciales.
L’automatisation libère du temps à vos équipes de recouvrement
Le CRM de recouvrement est idéal pour mieux gérer les actions de recouvrement de créances dans la société. Vous pouvez confier de nombreuses tâches chronographes à l’outil. Il s’agit entre autres des messages de relance pour les paiements, les notifications de remboursement, le rappel des dates d’échéances et bien d’autres. L’automatisation de ces différentes tâches libère véritablement du temps à votre équipe.
Au besoin, l’outil de recouvrement peut gérer les actions qualifiées de « redondantes » au sein de l’entreprise. On parle de l’élaboration des factures de remboursement, l’intégration des nouvelles informations, la mise à jour automatique des comptes et soldes à chaque nouveau changement. Contrairement à l’humain, le logiciel peut lancer des dizaines de calculs spontanément. L’IA intégrée recense toutes les informations en un temps record pour faciliter et accélérer les opérations de l’équipe. Les erreurs sont pratiquement nulles ou inexistantes.
De plus, les clients n’ont vraiment plus besoin de s’adresser aux membres du personnel ou effectuer des appels incessants pour avoir des informations ou faire des réclamations. La plateforme réserve une accessibilité à toute personne externe qui souhaite se renseigner sur l’état de ses comptes. Ce n’est qu’en cas d’extrême urgence qu’un client peut chercher à contacter un membre de l’équipe pour obtenir des renseignements.
Par ailleurs, l’automatisation des tâches permet aussi au personnel en charge de récupérer les créances afin de se concentrer sur d’autres fronts. C’est une opportunité pour mettre en place de nouvelles techniques de réclamation de dettes et axer les efforts sur les gros clients. On peut déjà évaluer la performance des méthodes actuelles à partir du tableau de bord.
Celui-ci facilite l’analyse des causes de retard de recouvrement. En fonction des profils, il est possible de mettre en place une stratégie personnalisée qui s’adapte aux réalités de chaque débiteur. De même, l’équipe de recouvrement peut comparer ses résultats aux objectifs préfixés en consultant l’indicateur de performance.
Pilotez votre activité et préservez votre entreprise
Pilotez toutes vos activités en ayant accès aux données importantes synthétisées en un seul endroit. Le logiciel CRM est un grand réservoir d’informations dans lequel les acteurs peuvent sélectionner le nécessaire dont ils ont besoin pour déployer de nouvelles stratégies. De façon globale, cet outil favorise :
- l’augmentation de la productivité du personnel,
- la prévention des dérives,
- la priorisation de certaines actions,
- la réduction du DSO,
- la réduction des impayés,
- l’appréciation des risques clients.
À ces différents éléments s’ajoute l’amélioration des collaborations à l’interne ainsi qu’avec les clients à l’extérieur. Les membres d’une équipe ont accès à la même quantité et qualité d’informations pour mener à bien leurs missions.
Pour des besoins d’échanges de données, il est possible de partager en temps réel les documents générés avec d’autres services de la société. Par exemple, l’équipe de recouvrement a la possibilité de transférer ses résultats à la comptabilité pour une remise à niveau des comptes.
Enfin, l’utilisation du CRM de recouvrement permet de préserver la réputation de l’entreprise. La gestion efficace des litiges qu’il rend possible est une véritable avancée qui évite les actions en justice. Les sociétés peuvent réclamer les dettes de façon passive par des messages et appels de relance. De leur côté, les clients aussi font confiance au système de gestion de l’entreprise concernant les règlements de litiges.
